Шаг 1. Проверка

От больницы поступает запрос — врачебное обоснование, почему ребенку требуется именно это лекарство и почему его не может приобрести клиника. Департамент медицинских программ внимательно изучает заявку и при необходимости запрашивает дополнительную информацию.

Прежде всего важно проверить, не остался ли этот препарат в аптеке больницы. Бывает, что фонд закупил лекарство для одного ребенка, но оно ему не понадобилось, потому что изменилась схема терапии. Тогда больница просто передает препарат другому пациенту, а фонд, соответственно, его не покупает, потому что заявка становится неактуальной. Такой подход позволяет эффективно распределять средства благотворителей. Так, в сентябре заявки были одобрены и реализованы для 250 детей.  

Когда речь идет о незарегистрированных лекарствах, к заявке обязательно добавляется заключение врачебного консилиума. Работа с такими запросами — отдельный сложный и длинный путь. В сентябре, например, таких заявок было семь. 

В просьбе о закупке оборудования должны быть указаны его технические характеристики и очень подробное обоснование, почему оно нужно детям и что случилось с предыдущим прибором (к примеру, устарел или вышел из строя). Если подробное обоснование отсутствует, то заявка не может быть рассмотрена. Просьб на покупку мелкого оборудования, реагентов и расходных материалов в сентябре было около ста. 

Итак, заявка проверена и подтверждена. Идем дальше.

Шаг 2. Выбор поставщика

Здесь сотрудники департамента опираются на несколько пунктов: цена, надежность поставщика и сроки поставки. Фонд старается заключать договоры напрямую с производителями лекарств/оборудования или с крупными фармацевтическими компаниями. Во-первых, это надежно, во-вторых, именно они обычно дают лучшие цены, что позволяет максимально эффективно расходовать средства. В каких случаях стоимость лекарства отходит на второй план? Только если действовать надо быстро: скажем, ребенок в реанимации и нет времени ждать. 

Сотрудники департамента медицинских программ постоянно находятся на связи с поставщиками. Это очень важно: фонд может вовремя узнать, что то или иное лекарство оказалось в дефектуре (временно отсутствует на рынке — прим. ред.). В таких ситуациях многие поставщики принимают от фонда гарантийные письма на резервирование препарата. Это позволяет обеспечивать детей лекарствами вовремя и без перерывов. 

Поставщик найден, что дальше?

Шаг 3. Закупка и отгрузка в больницу

Этот процесс тоже находится в компетенции департамента медицинских программ: каждый шаг означает документ, который должен попасть в нужное место. Документы на лекарство — в аптеку больницы, счет на оплату — в бухгалтерию фонда, счет об оплате — поставщику, отчет о том, что ребенок лекарство получил, — в фонд. Фонду эти документы необходимы в первую очередь для отчетов благотворителям.

Больше всего документов приходится оформлять на покупку оборудования. К этому процессу подключается юридический отдел фонда, который составляет договоры для всех сторон: поставщик, больница, фонд. Также всегда нужны документы на ввод оборудования в эксплуатацию, разнообразные акты, а иногда даже и документы по обучению сотрудников работе на новом оборудовании. 

Чтобы такая схема работала идеально — а она должна работать идеально, учитывая, что фонд помогает детям и семьям в крайне сложном положении, — и нужен департамент медицинских программ. Сотрудникам которого удается делать два важных дела одновременно: вовремя оказывать помощь детям и реализовать деньги благотворителей максимально эффективно.